Os recursos secretos do Gmail indispensáveis para você

Cada vez com mais recursos conheça todos os recursos secretos do Gmail indispensáveis para quem precisa domar a caixa de entrada.

Em um mundo que o volume de mensagens trocadas aumenta exponencialmente a cada ano, conhecer os recursos secretos do Gmail se torna fundamental.

Muito além de simplesmente receber e enviar e-mails, atualmente o Gmail conta com ferramentas de automação avançadas.

O objetivo é sempre reduzir a carga de trabalho sobre o usuário, para que ele tenha tempo para outras atividades.

Os recursos secretos do Gmail indispensáveis para você

Quando foi lançado, no ano de 2004, era preciso ganhar um convite para conseguir abrir uma conta e com isso a febre em torno do Gmail foi imediata.

Se originalmente o foco era apenas receber e enviar e-mails, ele ganhou recursos avançados de filtros e automação no processamento de mensagens.

Levando em conta que um profissional gasta 28% do seu dia de trabalho lidando com e-mails, quanto mais automático e inteligente for melhor, afinal é mais tempo disponível para lidar com tarefas importantes de fato.

A seguir vamos mostrar recursos importantes que existem no Gmail e que provavelmente a maioria não conhece.

Composição inteligente

Utilizando inteligência artificial, o Gmail analisa seu histórico de mensagens para sugerir palavras e até frases inteiras enquanto você redige um e-mail.

O recurso vem silenciosamente ativado por padrão e economiza tempo e toques no teclado.

Se desejar é possível ativar o modo avançado acessando Configurações > Ver todas as configurações > Composição inteligente.

Desfazer envio

Me lembro de quando esse recurso foi lançado, o marketing do Google explorou bem a situação de e-mails embaraçosos ou incompletos serem enviados por engano.

Basicamente com este recurso o e-mail demora um certo tempo até ser enviado de fato, por isso, durante este lapso é possível cancelar o envio.

Para configurar o tempo de espera vá para Configurações > Ver todas as configurações > Desfazer envio, e agora é só configurar o tempo que desejar.

Agendar o envio

Muitas vezes editamos e criamos um e-mail no tempo livre e salvamos como rascunho para envio posterior, o problema é que várias vezes esquecemos de enviar.

Este recurso permite agendar o envio do e-mail e desta forma ele é enviado no momento correto.

Para criar um agendamento basta clicar em Programar envio ao invés de Enviar quando finalizar de redigir sua mensagem.

Postergar e-mails

Muitas vezes temos uma caixa de mensagem cheia, mas não vamos ler e/ou responder neste momento, por isso podemos postergar e-mails.

Desta forma é possível se concentrar nas mensagens importantes, porém sem perder as demais.

Para utilizar este recurso passe o mouse sobre o email e clique no ícone de Postergar (ícone relógio) no lado direito das opções.

Agora selecione um dos períodos pré-existentes ou escolha sua própria programação com Escolher data e hora.

Todos os emails postergados podem ser visualizados na seção Postergados que fica no painel esquerdo.

Encontre seu e-mail rapidamente

Para encontrar um e-mail rapidamente experimente utilizar os operadores de busca, eles irão dinamizar e refinar todos os resultados.

Para quem não conhece o termo, um operador é uma espécie de comando que o buscador interpreta com a finalidade de filtrar o resultado.

Os principais operadores são:

• from: limita resultados a emails de remetente específico
• subject: busca apenas no campo assunto
• has:attachment mostra apenas emails com anexos
• after: exibe emails após determinada data
• before: mostra emails antes de determinada data

Gramática e ortografia

Um problema recorrente na comunicação profissional são os erros ortográficos e também os erros gramaticais.

E é normal que na correria diária acabamos digitando uma palavra errada ou até mesmo uma conjugação incorreta.

Um e-mail com esses erros pode ocasionar a perda de uma venda ou a falta de resposta de uma proposta de emprego, por exemplo.

Por isso o Gmail possui um corretor avançado para ortografia e gramática que funciona muito bem, inclusive com a capacidade de mesclar diversos idiomas em um único texto.

Organização de forma automática

O Gmail possui as ferramentas categorias, etiquetas e filtros que trabalhando em conjunto formam um poderoso ecossistema de classificação automática de e-mails.

Com elas não é mais necessário classificar e rotular suas mensagens, o próprio Gmail faz isso automaticamente para você.

As categorias originais, que são Social, Promoções e Atualizações, funcionam automaticamente para classificar emails por intenção.

As etiquetas funcionam como uma espécie de marcador personalizado que você pode criar para classificar mensagens por projeto, cliente, prioridade ou qualquer outro critério que julgar necessário.

Já os filtros automatizam esse processo através de regras personalizadas, para criar um filtro clique em Mostrar opções de pesquisa, defina seu critério e por fim clique em Criar filtro.

Protegendo dados sensíveis

A questão da privacidade também é levada em consideração no Gmail, a ferramenta chamada Modo Confidencial é a prova disso.

O recurso funciona da seguinte maneira:

Ao enviar uma mensagem, você pode definir uma data de expiração e exigir uma senha que será enviado via SMS para sua abertura.

Mensagens confidenciais não podem ser encaminhadas, copiadas, impressas ou baixadas pelos destinatários e também podem ser revogadas posteriormente.

Para utilizar essa funcionalidade, ao compor uma mensagem, clique no ícone de cadeado para ativar.